มาดูกันว่าประเภทของเอกสารมีอะไรกันบ้าง?

หลายคนอาจจะทราบแค่ว่าเอกสารคือ เอกสารที่ไว้สำหรับบันทึกงานข้อมูลทั่วไป เอกสารนั้นสามารถแบ่งประเภทได้ด้วยนะครับ ซึ่งมันก็มีความหมายที่แตกต่างกันออกไป ลักษณะใช้งาน การเก็บ ความสำคัญก็จะแตกต่างกันออกไป ถ้าเป็นในบ้านเรา เราก็อาจจะแบ่งเอกสารออกเป็นเอกสารสำคัญที่ไว้สำหรับติดต่อกับทางราชการ เอกสารที่ไว้สำหรับเป็นหลักฐาน เอกสารที่ไว้ชำระค่าบริการต่างๆ การแยกประเภทหรือหมวดเอกสารนั้นจะทำให้เราแบ่งหรือจัดการได้มากขึ้นด้วยครับ มาดูกันว่าเอกสารมีประเภทอะไรบ้าง

1. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารของหน่วยงานภายนอก หรือเป็นเอกสารที่ได้มาจากสถานที่ต่างๆ ซึ่งอาจจะเป็นจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า และอื่นๆ บางเอกสารนั้นจะมีความสำคัญยิ่ง ต้องเก็บรักษาไว้อย่างดี อาจจะต้องเก็บเป็นปีๆ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน หรือบางเอกสารที่มีความสำคัญน้อย เช่น ใบโฆษณา เราอาจจะดูแค่ช่วงเวลาหนึ่งหลังจากนั้นเราก็สามารถทำลายทิ้งได้
2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่ทางเราจัดทำขึ้นมา เพื่อติดต่อหรือค้าขายหรือทำสัญญา ซึ่งส่วนใหญ่เราจะต้องสำเนาเก็บเอาไว้เพื่อเป็นหลักฐาน เพราะเป็นเอกสารที่มีข้อมูลและได้ส่งต่อออกไป เราจึงต้องเก็บข้อมูลการส่งออกว่าเราได้ส่งเอกสารอะไรออกไปบ้าง เช่น ใบแจ้งหนี้ หรืออื่นๆ
3. เอกสารติดต่อภายใน หมายถึง เอกสารที่ไว้สำหรับติดต่อหรือสื่อสารเฉพาะคนที่อยู่ภายในเท่านั้น ซึ่งจะมีข้อมูลที่เกี่ยวกับ รายงาน การร้องขอหรือแจ้งขอ และอื่นๆ
4. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์ Word, Excel, Power Point รวมไปถึงไฟล์รูปภาพที่ไว้สำหรับจัดทำรายงานหรือบริหารจัดการข้อมูล ซึ่งไฟล์เหล่านี้จะใช้งานได้ง่ายเพราะสามารถเปลี่ยนแปลงและแก้ไขได้ตลอด ไฟล์เหล่านี้ควรจะ Backup เก็บข้อมูลสำหรังไว้บนฮาร์ดดิสสำรอง เอกสารที่เป็นไฟล์ข้อดีก็คือเก็บง่าย ประหยัดเนื่อที่